La Revisione legale nell’era digitale: gestione documenti e conservazione

La maggiore complessità dei modelli organizzativi adottati dalle imprese e la digitalizzazione di molti processi di lavoro ha comportato anche per i revisori la necessità di impiegare nuove procedure e tecnologie nell’esecuzione dei loro incarichi, a partire dalla gestione e conservazione della documentazione di revisione.

Oggi, la documentazione prodotta da un’azienda da sottoporre a revisione legale è sempre più digitale. È quindi fondamentale per i revisori essere in grado di valutare la corretta gestione di questi documenti e di comprendere le implicazioni derivanti da eventuali mancanze, come l’omessa firma elettronica, i ritardi nella messa in conservazione o l’errato trattamento dei documenti cosiddetti “UNICI”. Tutte valutazioni che possono avere importanti ripercussioni anche in termini di responsabilità del revisore incaricato.

Esaminiamo quindi alcuni aspetti fondamentali da considerare durante l’esecuzione dell’incarico di revisione.

Indice

1. Formazione e validità dei documenti informatici
2. Gestione e conservazione della documentazione di revisione
3. Documento unico o non unico

1. Formazione e validità dei documenti informatici

L’attività tradizionale del revisore ha dovuto adattarsi a nuovi e più complessi procedimenti amministrativo-contabili e di archiviazione documentale. Questo ha comportato, di fatto, un inevitabile adeguamento delle procedure operative di revisione, consolidate nel tempo, per affrontare la crescente diffusione dei cosiddetti “documenti informatici”.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) definisce il documento informatico come “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, lett. p, D.Lgs. n. 82/2005).

La normativa si assicura che tale documento venga generato in conformità alla legge e alle sue regole tecniche, pena il disconoscimento della validità del documento stesso. Da qui emerge la necessità di comprendere e valutare, caso per caso, l’entità e la tipologia di documenti digitali presenti nelle aziende sottoposte a revisione contabile.

Il revisore non può più limitarsi a ricevere una copia di un documento informatico. È necessario che ne verifichi prima la corretta archiviazione e successivamente ne richieda l’estrazione dal sistema di conservazione. Questo passaggio è fondamentale per garantire l’autenticità e la validità del documento.

Passiamo quindi a esaminare alcuni aspetti da considerare durante le attività di revisione.

2. Gestione e conservazione della documentazione di revisione

Per quanto riguarda la tenuta e conservazione del lavoro di revisione, il Principio di Revisione Internazionale (Isa Italia) n. 230 consente la formalizzazione della documentazione di revisione anche su supporto digitale, inclusi estratti o copie di documenti aziendali (come, ad esempio, contratti o accordi significativi e particolari).

È importante però sottolineare il seguente punto: “La documentazione della revisione, tuttavia, non rappresenta un sostituto delle registrazioni contabili dell’impresa”. Questa affermazione evidenzia il rischio che possa essere non riconosciuta la validità dell’archivio documentale. Eventualità che può essere evitata solo se tutta la documentazione contabile aziendale viene conservata a norma di legge.

Mediante la conservazione a norma, infatti, si garantiscono ai file archiviati attributi fondamentali come staticità, immodificabilità, autenticità, reperibilità, leggibilità, ovvero:

Sempre il Principio di Revisione n. 230 stabilisce che il materiale di lavoro del revisore, spesso conservato fino ad oggi in formato cartaceo, può essere invece conservato in formato elettronico.

Quando la revisione riguarda la certificazione del bilancio, questo principio prevede che la documentazione di revisione sia conservata per 10 anni dalla data della relazione di revisione. In caso di più incarichi, quindi, ecco che la gestione digitale della documentazione, con conseguente conservazione a norma, può risultare particolarmente vantaggiosa: il risparmio di spazio, ma non solo, è evidente.

È importante ricordare che le nuove Linee Guida emanate da AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici introducono una nuova definizione, ovvero quella di “fascicolo informatico”. Questo è descritto come “un’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di un’attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.”

3. Documento unico o non unico

Quando si tratta di conservare in formato elettronico documenti originariamente formati su supporto cartaceo, è fondamentale distinguere tra documenti informatici “UNICI” e “NON UNICI”.

Nel caso dei documenti “UNICI”, è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale per poter poi distruggere la versione cartacea.

Si deve tuttavia osservare che il 99% della documentazione aziendale oggetto di revisione è generalmente “NON UNICA”. Per maggiore chiarezza, è utile definire esattamente i termini “documento unico” e “documento non unico” appena richiamati.

A fornire una definizione di “documento originale non unico” ha pensato l’Agenzia delle Entrate con la Circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006. Secondo la circolare, “un documento è originale non unico quando indifferentemente:

• deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto;
• deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori;
• il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati obbligatoriamente, anche presso terzi.

Sono documenti originali non unici, a titolo esemplificativo, i libri di cui all’art. 2214 codice civile, quali il libro giornale e il libro degli inventari. Infatti, il contenuto del libro giornale può essere integralmente ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui tenuta è obbligatoria ai sensi dell’art. 14, comma 1, lettera c) del D.P.R. n. 600 del 1973. A loro volta, le schede di mastro possono essere integralmente ricostruite dal libro giornale.

Possono essere considerati originali non unici, inoltre, le fatture, le ricevute fiscali e gli scontrini fiscali. Infatti, il contenuto di tali documenti può essere integralmente ricostruito sulla base dei libri e registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta è obbligatoria per legge”.

Con il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010, prot. n. 2010/143663, è stato pubblicato anche un elenco dei tipi di documenti originali non unici. In base alla definizione sopra richiamata e al summenzionato elenco, si può affermare che i documenti e i registri amministrativo-contabili presenti nelle aziende sono per il 99% “originali non unici”.

Anche le note spese, se rispettano le condizioni richiamate nelle risposte agli interpelli (tra cui la n. 97/E del 21 luglio 2017 e la n. 388/E del 20 settembre 2019), sono considerate a tutti gli effetti documenti non unici e, pertanto, di facile conservazione a norma.

Nel caso di conservazione sostitutiva – ovvero di conversione del formato cartaceo in formato digitale – il revisore dovrà prestare particolare attenzione a questa tipologia documentale. È importante ricordare che solo dopo la chiusura del pacchetto di archiviazione (cioè, dopo aver portato in conservazione a norma) sarà possibile distruggere il documento cartaceo (art. 4, comma 3, D.M. 17 giugno 2014).