La conservazione legale e fiscale dei documenti informatici

Per il revisore legale dei conti è essenziale controllare non solo la corretta formazione dei documenti informatici, ma anche la loro conservazione a lungo termine, che deve essere adeguata alle finalità e alla tipologia dei documenti stessi, garantendo la loro validità legale e fiscale.

Indice

1. La conservazione legale dei documenti informatici
2. La conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali

Dopo aver verificato che la formazione dei documenti informatici sia avvenuta nel rispetto della legge e delle regole tecniche vigenti in materia, condizione necessaria per la loro validità, il revisore legale dei conti dovrà prestare particolare attenzione affinché l’impresa revisionata rispetti le normative previste per la loro conservazione, sia sotto il profilo civilistico che fiscale.

Per quanto riguarda l’aspetto fiscale, la normativa di riferimento è regolamentata dal Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, che ha riformato il precedente decreto del 23 gennaio 2004. Dal punto di vista civilistico, la conservazione è disciplinata dall’art. 2215-bis c.c., che stabilisce le modalità di gestione dei documenti informatici a fini legali.

1.La conservazione legale dei documenti informatici

Dal punto di vista civilistico, la conservazione dei documenti informatici è disciplinata dall’art. 2215-bis del Codice Civile.

Il comma 3, in particolare, prevede che gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti ex lege per la tenuta dei libri e dei registri possano essere assolti, se tenuti in modalità informatica, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, di una marca temporale e della firma digitale dell’imprenditore o di un soggetto terzo dal medesimo delegato.

Analizziamo nello specifico di cosa si tratta.

Marca temporale

La marca temporale è un servizio offerto da un Certificatore accreditato, che consente di associare data e ora, certe e legalmente valide, a un documento informatico, permettendo una validazione temporale del documento opponibile a terzi.

Lo scopo della marca temporale è proprio quello di “bloccare” in un dato istante l’esistenza di un file creato/aggiornato/modificato fino a quel momento, garantendone quindi l’integrità.

Firma digitale

Tramite l’apposizione della firma digitale si garantisce al destinatario/lettore del documento firmato digitalmente che:

• il firmatario del documento è quello che dice di essere (autenticità);
• il firmatario non può negare di averlo sottoscritto (non ripudio);
• il documento firmato non ha subito alterazioni nel tempo (integrità).

La firma digitale ha una validità triennale, salvo proroga. Una volta scaduta la firma digitale, i documenti informatici firmati non hanno più validità, salvo apposizione di una marca temporale prima della sua scadenza.

Al momento del rilascio della firma digitale possono inoltre essere inseriti degli attributi informativi che saranno riscontrabili in qualsiasi momento; trattasi ad esempio dei riferimenti relativi all’azienda per conto della quale il titolare del certificato appone la propria firma, oppure della descrizione dei poteri di firma legati ad una specifica categoria di documenti o a determinati importi massimali assoluti, e così via.

Delega a soggetto terzo

La norma in esame prevede la possibilità per l’imprenditore di nominare un soggetto terzo per la firma dei libri e registri aziendali (di solito il responsabile finanziario o quello amministrativo).

L’avvento del digitale, con l’introduzione della fattura elettronica in primis, ha accelerato l’adozione da parte degli imprenditori di soluzioni software per gestire tali nuovi processi. Tuttavia, spesso questa scelta avviene senza una piena comprensione degli impatti operativi delle diverse piattaforme software o delle implicazioni contrattuali legate al loro utilizzo.

In alcuni casi, addirittura, l’imprenditore è anche inconsapevole di chi sta firmando per suo conto i documenti e se questi siano adeguatamente conservati a norma.

Una delega errata o una clausola contrattuale non corretta potrebbero compromettere la corretta formazione di un libro o registro contabile. Un documento informatico senza i requisiti richiesti dalla legge, infatti, è come se non esistesse, ferma restando la possibilità di dimostrare la sua validità in giudizio in base alle sue caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità, secondo quanto stabilito dall’art. 20, comma 1-bis, del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Vidimazione

Ultima, ma non certo per importanza, la vidimazione. Un tempo necessaria per garantire certezza alle scritture contabili, è oggi considerata solo una possibilità.

È un aspetto, invece, di non poco conto, fondamentale per l’imprenditore che debba dimostrare in sede giudiziale i propri diritti al fine di ottenere, ad esempio, il rilascio di un decreto ingiuntivo.

Non sono infatti rari i casi in cui viene negata la richiesta proprio perché l’attestazione per estratto del libro contabile da parte del notaio non riporta più la dichiarazione di regolare tenuta delle scritture contabili come previsto dall’art. 634 c.p.c.

Efficacia probatoria

Il quinto comma dell’art. 2215-bis del codice civile ha lo scopo di rafforzare il valore probatorio delle scritture contabili, oggi relegate a funzione di semplici rilevazioni degli accadimenti aziendali poi trascodificate su libri e registri contabili privi di bollatura e vidimazione.

La norma stabilisce infatti che: “I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli artt. 2709 e 2710 del codice civile”.

A differenza dei libri e registri contabili tenuti in modalità cartacea, la formazione e conservazione dei documenti con strumenti informatici avvengono in un preciso momento (marca temporale) per volere di specifiche persone (firma digitale).

2.La conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali

La normativa di riferimento, per quanto riguarda gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, è il Decreto Ministeriale 17 giugno 2014, e in particolare gli artt. 5 e 6.

Comunicazione ed esibizione dei documenti

L’art. 5 del D.M. 17 giugno 2024 pone l’attenzione su due questioni: la prima riguarda le modalità con le quali occorre evidenziare all’Amministrazione Finanziaria che si sta conservando a norma la documentazione fiscale, la seconda verte sulle modalità con cui devono essere esibite le scritture contabili.

Con riferimento al primo punto, l’art. 5, comma 1, prevede l’obbligo per il contribuente di comunicare nella propria dichiarazione dei redditi che la conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari è effettuata in modalità elettronica.

Il secondo comma dell’art. 5 dispone inoltre che il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture.

È quindi necessario riuscire ad accedere ai libri e registri contabili, visualizzandoli e/o scaricandone una copia. Conseguentemente, risulta importante che l’azienda adotti un proprio manuale della conservazione dove sia indicato, tra l’altro, il provider o i provider di servizio all’uopo preposti.

Versamento dell’imposta di bollo

L’art 6 del Decreto Ministeriale disciplina i modi e i tempi per il calcolo e il versamento dell’imposta di bollo.

In particolare, il primo comma stabilisce che tale imposta sia versata utilizzando il modello F24. Il secondo comma specifica le modalità di conteggio dell’imposta di bollo, distinguendo tra fatture elettroniche e tutta la restante documentazione (libri, registri, atti).

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica, il calcolo del bollo prevede diverse fasi operative consecutive, alle quali il contribuente deve attenersi per il versamento dell’imposta. L’Agenzia delle Entrate è ora in grado di analizzare i file xmlfattura per identificare eventuali imposte di bollo omesse da parte dell’emittente. Le scadenze sono trimestrali e i dettagli sono specificati nella norma.

Per quanto riguarda invece il conteggio dell’imposta di bollo per i libri e registri contabili, il decreto prevede che il pagamento avvenga in un’unica soluzione entro centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio, facendo quindi attenzione alle società con “a cavallo” d’anno.