Negli ultimi anni, l’Intelligenza Artificiale ha compiuto progressi straordinari, trasformando settori che fino a poco tempo fa sembravano impensabili. La contabilità, un campo tradizionalmente visto come rigido e ancorato a pratiche consolidate, sta vivendo una vera e propria rivoluzione silenziosa. Al centro di questa trasformazione c’è una branca specifica dell’AI chiamata Machine Learning (ML).

Ma cosa significa tutto questo per i contabili, i loro clienti e il futuro della professione? Scopriamolo insieme.

Indice

1. Cos’è il Machine Learning e come può aiutare il commercialista
2. Come introdurre il Machine Learning nello studio
3. I vantaggi per lo studio
4. Un’opportunità unica per i nuovi clienti
5. Conclusioni

1. Cos’è il Machine Learning e come può aiutare il commercialista

Pensate al Machine Learning come a un apprendista incredibilmente diligente e instancabile. Un apprendista che non dorme mai, non si ammala e non si distrae mai. Ma cosa lo rende così speciale? La sua capacità di imparare dai dati e dalle esperienze passate, migliorando costantemente nel tempo.

Immaginate di avere un nuovo assistente in studio. All’inizio, osserva attentamente come registrate le fatture, come gestite la prima nota banca, come categorizzate le spese. Prende appunti mentali su ogni vostra mossa. Dopo qualche tempo inizia a proporvi delle registrazioni, timidamente all’inizio. Voi controllate, correggete dove necessario, e l’assistente impara dai vostri feedback.

Con il passare del tempo, le sue proposte diventano sempre più accurate, fino al punto in cui potete fidarvi quasi ciecamente del suo lavoro, intervenendo solo per le situazioni più complesse o inusuali.

Questo “assistente digitale” può rivoluzionare il lavoro quotidiano dello studio in vari modi, supportando il commercialista e i suoi collaboratori in diverse attività:

• Registrazione automatica delle fatture elettroniche. Immaginate di ricevere centinaia di fatture al giorno. Il sistema di ML è in grado di analizzarle, estrarre le informazioni rilevanti e proporvi la registrazione corretta in pochi secondi.
• Gestione della prima nota banca. Gli estratti conto possono essere un vero rompicapo, soprattutto per le aziende con molte transazioni. Il ML può categorizzare automaticamente le entrate e le uscite, associandole alle relative fatture o documenti.
• Categorizzazione delle spese e dei ricavi. Nella gestione contabile, ogni azienda ha le sue peculiarità. Il sistema impara a riconoscere i pattern specifici di ciascun cliente, suggerendo la corretta imputazione di costi e ricavi.
• Previsione dei flussi di cassa. Analizzando i dati storici, il ML è in grado di fornire previsioni accurate sui futuri flussi di cassa, aiutando i clienti dello studio a prendere decisioni informate.
• Rilevazione di anomalie. Il sistema può segnalare transazioni insolite o potenzialmente errate, fungendo da primo filtro contro errori o frodi.

Il grande valore aggiunto di questo assistente digitale è la sua capacità inesauribile di apprendere continuamente. Ogni nuova fattura, ogni nuova transazione è un’opportunità per affinare le sue capacità. Con il tempo, diventa non solo preciso e affidabile, ma anche in grado di gestire le sfumature e le particolarità di ogni singolo cliente.

2. Come introdurre il Machine Learning nello studio

L’idea di introdurre una tecnologia così avanzata nel vostro studio potrebbe generare qualche timore, ed è del tutto comprensibile. Dopotutto, si tratta di affidare a una “macchina” compiti che, fino a oggi, sono stati svolti da mani esperte. Tuttavia, non c’è motivo di preoccuparsi: l’adozione del Machine Learning può e deve essere un processo graduale, controllato e personalizzato secondo le esigenze del vostro studio.

Ecco un approccio passo-passo che ogni studio può considerare:

1. Iniziate in piccolo. Non c’è bisogno di rivoluzionare tutto lo studio dall’oggi al domani. Scegliete alcune contabilità come “progetto pilota”, preferendo i clienti con cui avete un rapporto di lunga data e che sono aperti all’innovazione. Questo vi permetterà di familiarizzare con il sistema in un ambiente controllato, senza rischiare di compromettere l’intero lavoro dello studio.
2. Confrontate i risultati. La fiducia si costruisce con i fatti. Create una copia delle contabilità scelte e usate il ML su queste. Parallelamente, continuate a gestire le contabilità originali con il metodo tradizionale. Questo vi permetterà di confrontare in tempo reale i tempi di elaborazione, la precisione e l’efficienza dei due metodi. Potreste rimanere sorpresi nel vedere quanto rapidamente il sistema ML inizia a competere, e spesso superare, il metodo manuale.
3. Diversificate. Ogni cliente è un mondo a sé. Un negozio al dettaglio avrà esigenze diverse da uno studio professionale o da una piccola industria manifatturiera. Provate il sistema su diverse tipologie di clienti. Questo vi darà una visione più ampia delle capacità del sistema e vi permetterà di capire dove eccelle e dove potrebbe avere bisogno di più “allenamento”.
4. Coinvolgete la squadra. Il successo di questa transizione dipende in gran parte dal vostro team. È fondamentale che tutto il personale dello studio sia coinvolto fin dall’inizio. Organizzate sessioni di formazione, incoraggiate domande e feedback. La loro esperienza sul campo sarà preziosa per “istruire” il sistema e valutarne l’efficacia. Inoltre, coinvolgere il team fin dall’inizio aiuterà a dissipare eventuali timori sul fatto che la tecnologia possa “sostituire” il loro lavoro.
5. Siate pazienti. Come ogni nuovo apprendista, all’inizio il sistema potrebbe fare errori o richiedere molte correzioni. È perfettamente normale: sta imparando. Non scoraggiatevi se nelle prime settimane vi sembra di impiegare più tempo a correggere che a lavorare. Con ogni correzione, il sistema diventa più intelligente. Con l’esperienza, diventerà sempre più autonomo e preciso, liberando progressivamente il vostro tempo per attività a maggior valore aggiunto.
6. Monitorate e adattate. L’introduzione del ML non è un processo “set it and forget it“. Monitorate costantemente i risultati, raccogliete feedback dal team, e siate pronti ad apportare modifiche al vostro approccio. La flessibilità è la chiave del successo in questo percorso di innovazione.

3. I vantaggi per lo studio

L’adozione di questa tecnologia può portare numerosi benefici, trasformando radicalmente il modo in cui operate e il valore che offrite ai vostri clienti:

• Efficienza potenziata. Immaginate di poter gestire il doppio dei clienti senza dover necessariamente raddoppiare il personale. Il ML può automatizzare gran parte delle attività ripetitive di data entry, liberando tempo prezioso per il vostro team.
• Precisione migliorata. Gli errori umani sono inevitabili, soprattutto quando si tratta di compiti ripetitivi. Il sistema ML, una volta adeguatamente addestrato, può ridurre drasticamente questi errori, garantendo una maggiore accuratezza nei dati contabili.
• Analisi approfondite. Con meno tempo dedicato all’inserimento dati, potrete concentrarvi sull’analisi di questi dati. Potrete offrire ai vostri clienti insights preziosi sulla loro situazione finanziaria, tendenze di mercato e opportunità di crescita.
• Servizio clienti migliorato. Con informazioni aggiornate in tempo reale e analisi approfondite a portata di mano, sarete in grado di fornire consulenze più tempestive e strategiche ai vostri clienti.
• Attrazione di nuovi talenti. Uno studio all’avanguardia nell’adozione di tecnologie innovative sarà più attraente per i giovani professionisti talentuosi, desiderosi di lavorare con strumenti evoluti.
• Scalabilità del business. Con processi più efficienti, sarete in grado di gestire una crescita del business senza un corrispondente aumento lineare dei costi operativi.

4. Un’opportunità unica per i nuovi clienti

L’arrivo di un nuovo cliente nello studio rappresenta un’opportunità unica quando si parla di Machine Learning. Potrebbe infatti essere vantaggioso iniziare subito a gestire i nuovi clienti con il sistema di ML, senza passare per la fase “tradizionale”.

Pensateci: quando iniziate a lavorare con un nuovo cliente, c’è sempre una fase di “apprendimento” reciproco. Voi imparate le peculiarità del loro business, le loro abitudini di fatturazione, le loro esigenze specifiche. Allo stesso tempo, il cliente si abitua al vostro modo di lavorare.

Iniziando subito con il ML, questo “periodo di apprendimento” coinciderà con la fase di addestramento del sistema. Mentre voi e il vostro team familiarizzate con il nuovo cliente, il sistema ML farà lo stesso, imparando e adattandosi alle specificità di quella particolare contabilità.

Questo approccio offre diversi vantaggi:

• Efficienza fin dall’inizio. Non c’è bisogno di “migrare” da un sistema tradizionale a uno basato su ML. Si parte subito con il piede giusto.
• Aspettative chiare. Il cliente sa fin dall’inizio che state utilizzando tecnologie avanzate per gestire la sua contabilità, il che può essere un punto di forza nella vostra proposta di valore.
• Dati puliti. Non c’è il rischio di “trascinare” errori o incongruenze da un sistema precedente. Si parte con una base dati pulita e strutturata.
• Personalizzazione immediata. Il sistema ML inizia subito a personalizzarsi sulle esigenze specifiche di quel cliente, senza essere “influenzato” da pattern precedenti.
• Formazione del personale. Per i membri più giovani del vostro team, gestire nuovi clienti direttamente con il sistema ML può essere un’ottima opportunità di formazione, preparandoli per il futuro della professione.

5. Conclusioni

L’introduzione del Machine Learning nella contabilità di studio non è solo una questione di tecnologia, ma di visione. Rappresenta un’opportunità per trasformare radicalmente il ruolo del contabile e dello studio professionale nel suo complesso.

Non si tratta più di essere semplici “registratori di numeri”, ma di diventare veri e propri consulenti strategici per i propri clienti. Con l’automazione delle attività più ripetitive, avrete il tempo e le risorse per:

• analizzare in profondità i dati finanziari dei clienti;
• offrire consulenze strategiche basate su dati in tempo reale;
• anticipare potenziali problemi o opportunità;
• essere più proattivi nella gestione fiscale e finanziaria.

Certo, come ogni cambiamento significativo, l’adozione del ML richiede tempo, pazienza e una mente aperta. Ci saranno sfide da affrontare e ostacoli da superare e, molto probabilmente, una resistenza iniziale, ma i potenziali benefici, in termini di efficienza, precisione e qualità del servizio, sono troppo significativi per essere ignorati.

Il futuro della contabilità è qui: la domanda non è più se adottare queste tecnologie, ma quando e come farlo nel modo migliore per voi e i vostri clienti. Ricordate, il Machine Learning non è destinato a sostituire il contabile, ma a potenziarne le capacità. Utilizzato saggiamente, è uno strumento che può elevare la professione a nuovi livelli di eccellenza e rilevanza nel mondo degli affari moderno.

Siete pronti a fare il salto nel futuro della contabilità?

Ne parleremo al Convegno in aula – Laboratorio di Intelligenza Artificiale per gli studi professionali. Scopri tutte le date disponibili.