La digitalizzazione dello studio non può prescindere dall’implementazione di un sistema di firma elettronica. Facciamo quindi chiarezza sulle varie tipologie di firma e su come utilizzarle al meglio in studio.

Indice

1. Le diverse tipologie di firme elettroniche
2. Le firme elettroniche per una migliore gestione documentale
3. Rispettare le scadenze: la firma digitale come “alleato” organizzativo

1. Le diverse tipologie di firme elettroniche

Le firme elettroniche sono sostanzialmente riconducibili a quattro categorie: firma elettronica semplice e firma elettronica avanzata, qualificata e digitale.

Passando dalla prima all’ultima si assiste a una inversione dell’onere della prova nella dimostrazione di chi sia il firmatario e, conseguentemente, riguardo alla provenienza e autenticità del documento firmato.

Firma elettronica semplice

La firma elettronica semplice è descritta dall’art. 3, n. 10, del Regolamento UE n. 910/2014 sull’identità digitale, noto come Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature), nel seguente modo: “i dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare”.

È un tipo di firma che sul piano probatorio e, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, è liberamente valutabile in giudizio.

Un esempio concreto è la e-mail trasmessa al destinatario; di fatto, è firmata perché è stato inserito uno user e una password di autenticazione. Sarà in grado unicamente il mittente di fornire la prova di essere stato lui a trasmetterla. Infatti, qualunque malintenzionato potrebbe aprire una casella di posta con il nome di una determinata persona e usarla a proprio vantaggio.

Proprio perché questa tipologia di firma non permette il riconoscimento della propria identità (tramite l’esibizione di un documento) al momento del rilascio delle credenziali di accesso, è onere del proprietario dimostrare a terzi la validità di una determinata e-mail oggetto di una controversia.

Firma elettronica avanzata

Al contrario, l’utilizzo di un dispositivo di firma elettronica avanzata si presume riconducibile al suo titolare, ossia a chi effettivamente ha operato o sottoscritto un determinato file, salvo che quest’ultimo non fornisca prova contraria.

In particolare, secondo l’art. 26 del Regolamento eIDAS, tale firma, oltre che essere connessa unicamente al firmatario e idonea a identificarlo, è utilizzabile sotto il proprio esclusivo controllo ed è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

Firma elettronica qualificata

Passando ad uno step probatorio successivo, la firma elettronica qualificata è quel sistema di firma basato su un certificato qualificato per firme elettroniche (ovvero il soggetto è stato identificato da un soggetto autorizzato dall’Agenzia per l’Italia Digitale).

Firma digitale

Infine, la firma digitale, definita solo a livello normativo italiano, è basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare di firma elettronica e a un soggetto terzo di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico.

Essa può essere utilizzata in due modi: “locale” e “remota”. Con la prima si intende la firma digitale generata con uno strumento nel possesso fisico del titolare (smartcard o tokenUSB), mentre con la “firma digitale remota” si intende la firma digitale generata usando strumenti di autenticazione (tipicamente userid + password + OTP o telefono cellulare) che consentono la generazione della propria firma su un dispositivo (HSM – Hardware Security Module) custodito dal certificatore.

2. Le firme elettroniche per una migliore gestione documentale

Queste particolari firme elettroniche “remote” permettono una nuova e migliore gestione dell’organizzazione e del flusso documentale comunicativo verso la clientela permettendo la “vera” digitalizzazione dei documenti, in quanto consentono – in semplicità e con i normali strumenti hardware già in uso dell’utente, anche privato (smartphone e tablet in primis) – di firmare qualsiasi documento il cliente riceva dallo studio.

Naturalmente è necessaria una nuova impostazione organizzativa nello scambio documentale: si tratta di far sì che l’unico centro di comunicazione con il cliente sia un ambiente software, configurato in modo tale da consentire l’apposizione agevole delle firme documentali, il monitoraggio dello stato avanzamento delle firme, e che sia in grado di rendicontare e, soprattutto, sollecitare chi debba ancora apporre la propria firma elettronica, ad esempio, entro una certa scadenza.

La gestione cartacea dei documenti crea invece un dispendio di tempo e risorse che potrebbe essere, appunto, evitato con un efficiente sistema documentale in grado di garantire la validità legale dei medesimi senza doverli stampare e firmare a mano. È necessario quindi avere un processo di firma snello, semplice e utilizzabile magari anche da persone prive di un certificato di firma digitale.

Come descritto in precedenza, esistono sul mercato sistemi di firma remota evoluti che consentono di firmare legalmente documenti tenendo traccia, se necessario, di una sequenza programmata di più firmatari.

La Firma Elettronica Avanzata (F.E.A.), nelle sue varie forme, è in grado da una parte di aumentare a dismisura i casi d’uso di una firma “digitale” e dall’altra di ampliare la platea degli utilizzatori a tutti i cittadini e con costi probabilmente inferiori a quelli per il rilascio di una smart-card; un sistema comunque in grado di rendere certa l’identificazione del sottoscrittore allo scopo di soddisfare quel requisito della forma scritta e di efficacia prevista dall’art. 2702 del Codice civile.

3. Rispettare le scadenze: la firma digitale come “alleato” organizzativo

Tutti i documenti predisposti dallo studio hanno proprie caratteristiche e termini di predisposizione, trasmissione e conservazione digitale nel tempo ben precisi.

Ricordando che una volta apposta una firma elettronica su di un determinato file viene anche registrato un “riferimento temporale” – ovvero l’informazione di data, ora, minuto – appare del tutto evidente la necessità di rivedere i flussi operativi al fine di rispettare anche eventuali termini di scadenza.

Ciò significa che occorre organizzarsi per tempo per essere in grado di svolgere il proprio mandato nei termini di legge e, soprattutto, far presente e attenzionare il cliente riguardo l’importanza della consegna, se necessaria, di documentazione a supporto del lavoro di studio entro certi tempi, trascorsi i quali non si potrà garantire la tempestiva esecuzione.

Con il passare del tempo ci si renderà conto che il digitale è un buon “compagno di viaggio”, che agevola la chiusura di un adempimento entro la data prevista.

Non solo, una volta completato l’adempimento, si invierà al cliente la documentazione per apporvi la propria firma elettronica e si potrà agevolmente monitorare, ad esempio, quante dichiarazioni dei redditi sono ancora da firmare, chi sono i clienti ritardatari da sollecitare e così via.

L’elencazione delle varie tipologie di firma elettronica specificate precedentemente viene in aiuto nel decidere quale utilizzare per trovare il giusto connubio tra la necessità di semplicità d’uso e quella di certezza legale del documento. Esistono, infatti, documenti che per legge necessitano della firma digitale; ne è un esempio il bilancio in formato xbrl da depositare al competente Registro delle Imprese.

Ve ne sono però altri che non necessitano di una firma così forte. La firma elettronica avanzata con OTP, quindi, ben soddisfa entrambe le necessità descritte in precedenza. Contestualizzando, un esempio pratico è riconducibile all’obiettivo di produrre dichiarazioni fiscali 100% digitali.

Le parole d’ordine sono visione e organizzazione del lavoro, con procedure chiare, e suddivisione ben precisa dei compiti all’interno dello studio.