Fattura elettronica: linee guida e specifiche tecniche

Il Direttore dell’Agenzia delle Entrate, con il Provvedimento del 30 aprile 2018, ha fornito le linee guida nonché le specifiche tecniche relativamente al nuovo obbligo di fatturazione elettronica, sancito dalla Legge di Bilancio 2018.

In prima battuta il Provvedimento ha chiarito che la fattura elettronica è un documento informatico, in formato strutturato, trasmesso per via telematica al Sistema di Interscambio (c.d. SdI) – di cui al decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze 7 marzo 2008 – e da questo recapitato al soggetto ricevente. La trasmissione telematica allo SdI può riferirsi a una fattura singola ovvero a un lotto di fatture ai sensi dell’articolo 21, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972.

Inoltre, la fattura elettronica contiene obbligatoriamente le informazioni stabilite dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633/1972 ovvero, nel caso di fattura semplificata, quelle stabilite dall’articolo 21-bis del citato decreto. A integrazione delle informazioni obbligatorie, il file della fattura elettronica consente di inserire facoltativamente ulteriori dati utili alla gestione del ciclo attivo e passivo degli operatori.

Infine, la fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del Provvedimento del 30 aprile 2018 in esame.

Trasmissione della fattura elettronica allo SdI e controlli sui file

La trasmissione può avvenire sia ad opera del soggetto obbligato all’emissione sia per il tramite di un intermediario, il quale può essere anche un soggetto diverso dagli intermediari abilitati di cui all’art. 3 del D.P.R. n. 322/1998 (il Provvedimento in esame ha previsto che la delega all’intermediario può essere conferita/revocata direttamente attraverso il sito web dell’Agenzia delle Entrate o presentando apposito modulo presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate). I contribuenti ovvero gli intermediari dovranno utilizzare uno dei seguenti canali di trasmissione: una PEC; i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (tra cui la procedura web e la nuova “app”); gli ulteriori canali di colloquio con lo SdI che richiedono il preventivo accreditamento (modello web service o sistema basato su protocollo FTP).

Con riferimento ai controlli sui file, lo SdI per ogni fattura elettronica o lotto di fatture elettroniche correttamente ricevute effettua successivi controlli del file. Qualora non vengano superati tali controlli la fattura si considera non emessa e al soggetto trasmittente viene recapitata una ricevuta di scarto entro 5 giorni.

Recapito della fattura elettronica

I soggetti passivi IVA (anche tramite intermediari) possono comunicare all’Agenzia delle Entrate, mediante apposito servizio di registrazione, l’indirizzo telematico (per meglio dire un “codice destinatario” ovvero una PEC – posta elettronica certificata) presso il quale intendono ricevere i documenti elettronici. Qualora il cessionario/committente non abbia proceduto a tale registrazione, l’emittente della fattura elettronica potrà indicare, a seconda dei casi, il codice destinatario ovvero l’indirizzo PEC comunicati direttamente dal cessionario/committente. Nel caso in cui il recapito della fattura non sia possibile per cause tecniche non imputabili allo SdI, il documento viene reso disponibile al cessionario/committente nell’apposita area web del sito dell’Agenzia delle Entrate e spetterà all’emittente fornire tale informazione al destinatario. La comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica. Lo SdI mette a disposizione nelle rispettive aree riservate del web dell’Agenzia delle Entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente un duplicato informatico della fattura.

Per i cessionari/committenti consumatori finali, ovvero soggetti al regime dei minimi (di cui al D.L. n. 98/2011) o al regime forfetario (di cui alla Legge n. 190/2014) nonché ai produttori agricoli in regime di esonero (di cui all’art. 34, comma 6 del D.P.R. n. 633/1972) potrà essere indicato un “codice destinatario” convenzionale composto da 7 zeri “0000000”. In tali casi il documento viene reso disponibile al cessionario/committente nell’apposita area web del sito dell’Agenzia delle Entrate e spetterà all’emittente fornire tale informazione al destinatario per vie diverse dallo SdI. La comunicazione può essere effettuata anche mediante la consegna di una copia informatica o analogica della fattura. Lo SdI mette a disposizione nelle rispettive aree riservate del web dell’Agenzia delle Entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente un duplicato informatico della fattura.

Data di emissione e data di ricezione della fattura elettronica via SdI

È stato chiarito che:

• la data di emissione (ai fini dell’individuazione del momento di esigibilità dell’IVA) è la data riportata nel campo «Data» della sezione «Dati generali» del file della fattura elettronica;
• la data di ricezione (ai fini dell’individuazione dei termini per l’esercizio della detrazione IVA ai sensi degli artt. 19 e ss. del D.P.R. n. 633/1972) coincide con: quella attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione ovvero la data di presa visione della fattura sul sito dell’Agenzia qualora la fattura non sia stata recapitata al destinatario per cause tecniche non imputabili allo SdI.

Note di variazioni e autofattura ai sensi dell’art. 6, c. 8, del D.lgs. n. 471/1997

Le regole di fatturazione elettronica tornano applicabili anche con riferimento a eventuali note di variazioni in aumento (c.d. note debito) ovvero in diminuzione (c.d. note credito) di cui all’art. 26 del D.P.R. n. 633/1972. Sul punto il Provvedimento ha precisato che le richieste del cessionario/committente al cedente/prestatore di variazioni di cui al citato art. 26 del D.P.R. n. 633/1972 non sono gestite dallo SdI. Nei casi in cui cedente/prestatore abbia effettuato la registrazione contabile della fattura elettronica per la quale ha ricevuto una «ricevuta di scarto» dallo SdI viene effettuata, se necessario, una variazione contabile valida ai soli fini interni senza la trasmissione di alcuna nota di variazione allo SdI.
Vanno comunicate tramite SdI anche le eventuali autofatture denuncia di cui all’art. 6, comma 8, lett. a) del D.Lgs. n. 417/1997.

Conservazione delle fatture elettroniche

I soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia devono procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche secondo quanto disposto dal D.M. del 17 giugno 2014. Il Provvedimento in esame ha fatto presente che mediante sottoscrizione di apposito accordo di servizio da parte del soggetto passivo, le fatture elettroniche sia attive che passive potranno essere conservate, ai sensi del D.M. 17 giugno 2014, utilizzando il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate.

Trasmissione telematica dei dati delle operazioni transfrontaliere

Con il Provvedimento in esame sono state approvate anche le specifiche tecniche per la comunicazione dei dati delle operazioni transfrontaliere prevista dalla Legge di Bilancio 2018. Nel dettaglio è stato chiarito che per le operazioni transfrontaliere la comunicazione andrà effettuata direttamente tramite SdI e non più mediante spesometro.