Applicazioni dell’AI generativa nell’elaborazione di documenti professionali
Il tempo è la risorsa più preziosa in uno studio professionale. Ogni minuto risparmiato nella redazione di documenti, report e comunicazioni ricorrenti, significa più attenzione da dedicare alla consulenza strategica e a valore aggiunto per i clienti. L’Intelligenza Artificiale generativa, rappresentata da strumenti come ChatGPT, Claude o Gemini, può rivoluzionare il modo in cui gestiamo la documentazione fiscale e societaria.
Indice
1. AI generativa: vantaggi e opportunità nella gestione documentale
2. Come funziona: dall’import dell’allegato al file finale
3. Caso pratico 1: Solleciti di pagamento personalizzati
4. Caso pratico 2: Verbali societari automatizzati
5. Caso pratico 3: Analisi di bilancio commentata
6. Efficienza quantificata: il risparmio di tempo
7. Ottimizzare i prompt: l’arte di dialogare con l’AI
8. Consigli operativi per l’implementazione
9. Limiti e considerazioni finali
1. AI generativa: vantaggi e opportunità nella gestione documentale
L’innovazione più significativa che questi strumenti offrono è la capacità di “leggere” i documenti allegati – fatture, visure camerali, bilanci – ed estrarne automaticamente i dati rilevanti per generare nuovi documenti. Questo approccio consente di:
- ridurre drasticamente i tempi di redazione (fino al 70/80%);
- minimizzare gli errori di trascrizione;
- standardizzare i formati documentali;
- personalizzare rapidamente i contenuti.
Vediamo come implementare concretamente queste soluzioni nel flusso di lavoro quotidiano.
2. Come funziona: dall’import dell’allegato al file finale
Il processo è semplice ed efficace:
- si carica il documento di origine (fattura, visura, bilancio) sull’interfaccia di ChatGPT;
- si formula una richiesta dettagliata, specificando il tipo di documento, i dati da estrarre e il formato;
- si ottiene immediatamente una bozza completa;
- si verifica l’elaborato e si richiede la generazione del file Word.
3. Caso pratico 1: Solleciti di pagamento personalizzati
La gestione dei crediti richiede comunicazioni tempestive ed efficaci. ChatGPT consente di automatizzare questo processo, modulando il tono in base alla fase di recupero.
Primo sollecito: tono cordiale
Richiesta da inviare a ChatGPT:
| Prepara una lettera di sollecito pagamento prelevando automaticamente i dati (importo, data, numero fattura, scadenza e IBAN) dalla fattura allegata. Usa un tono cordiale e professionale, assumendo si tratti di un cliente abituale. Genera il file Word. |
ChatGPT estrae automaticamente i dati dalla fattura e produce un documento professionale come questo:
| Oggetto: Promemoria pagamento fattura n. 112 del 15/01/2025 Gentile Cliente, dalla verifica della nostra contabilità, risulta ancora in sospeso il pagamento della fattura n. 112 emessa in data 15/01/2025 per un importo di € 1.500,00 (IVA inclusa), il cui termine di pagamento era fissato al 31/01/2025. […] Il pagamento potrà essere effettuato tramite bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate: IBAN: IT10Z0123412345123456789012 – Causale: Saldo fattura n. 112 del 15/01/2025. |
Secondo sollecito e messa in mora
Se il cliente non risponde, è sufficiente chiedere a ChatGPT di elevare il tono della comunicazione, fino ad arrivare a una diffida formale:
| Trasforma ora la comunicazione in una formale diffida di pagamento da inviare via PEC, citando i riferimenti normativi applicabili (art. 1219 Codice Civile e D.Lgs. 231/2002), specificando la tempistica massima di 10 giorni per la regolarizzazione. Mantieni gli stessi dati della fattura. Genera il file Word. |
Il risultato sarà un documento giuridicamente corretto come questo:
| Oggetto: Diffida formale di pagamento – Fattura n. 112 del 15/01/2025 Spett.le Cliente, La presente, inviata a mezzo PEC, costituisce formale atto di messa in mora ai sensi dell’art. 1219 del Codice Civile. Nonostante i precedenti solleciti, risulta ad oggi non pagata la fattura n. 112 del 15/01/2025, dell’importo di € 1.500,00 (IVA inclusa), la cui scadenza del 31/01/2025 è ampiamente decorsa. Qualora il pagamento non venga effettuato entro e non oltre 10 giorni dal ricevimento della presente, saremo costretti ad agire per le vie legali con ulteriore aggravio di spese, interessi e sanzioni a Vostro esclusivo carico, come previsto dal D.Lgs. 231/2002. |
4. Caso pratico 2: Verbali societari automatizzati
I verbali assembleari rappresentano un’attività che richiede precisione e conformità normativa. ChatGPT può generare questi documenti estraendo dati da visure camerali.
Verbale di approvazione bilancio
Richiesta da inviare a ChatGPT:
| Prepara un verbale di assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al 31/12/2024, estraendo automaticamente i dati societari (denominazione, sede, amministratori, soci e quote) dalla visura camerale allegata. Il bilancio presenta un utile di € 85.000,00 da destinare:
L’assemblea si terrà in prima convocazione il 28/04/2025. Genera il file Word. |
ChatGPT analizzerà la visura camerale allegata ed estrarrà automaticamente tutti i dati societari rilevanti, producendo un verbale completo come questo:
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VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA L’anno 2025, il giorno 28 del mese di aprile, alle ore 10:00, presso la sede sociale in Viale del Lavoro 32/C, 37036 San Martino B.A. (VR), si è riunita l’assemblea ordinaria della società FIOCCO S.R.L., con capitale sociale di € 10.000,00 i.v., codice fiscale e P.IVA 09876540230, iscritta al Registro delle Imprese di Verona al n. VR-123321, per discutere e deliberare sul seguente ORDINE DEL GIORNO
Assume la presidenza, ai sensi dello statuto sociale, il Dott. Daniele Fiocco, Amministratore Unico, il quale constata che:
DELIBERA
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Verbale determinazione compensi amministratori
Un altro documento societario frequente è il verbale per la determinazione dei compensi agli amministratori:
| Utilizzando gli stessi dati societari del verbale precedente, genera un verbale di assemblea ordinaria per la determinazione dei compensi all’amministratore unico per l’esercizio 2025. Il compenso deliberato sarà di € 60.000 annui lordi. L’assemblea si svolge in data 30/04/2025. Genera il file Word. |
Il risultato includerà una delibera completa e formalmente corretta:
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DELIBERA
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5. Caso pratico 3: Analisi di bilancio commentata
Un’applicazione particolarmente utile è la trasformazione di dati finanziari in reportistica commentata.
Richiesta da inviare a ChatGPT:
Analizza il file Excel allegato contenente i dati di bilancio dell’azienda BETA Srl per il triennio 2022-2024. Analizza gli indici principali (ROI, ROE, ROS, indice di liquidità, indice di indebitamento) e crea un report che evidenzi:
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Estratto del risultato:
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ANALISI ECONOMICO-FINANZIARIA BETA SRL Principali indicatori
Punti di forza
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6. Efficienza quantificata: il risparmio di tempo
L’implementazione di questa metodologia comporta una riduzione significativa dei tempi:
| Documento | Metodo tradizionale | Con ChatGPT | Risparmio % |
|---|---|---|---|
| Sollecito pagamento | 12-18 min | 4-6 min | 65-70% |
| Verbale assemblea | 30-45 min | 10-15 min | 65-70% |
| Lettera incarico | 20-30 min | 7-9 min | 65-70% |
| Analisi di bilancio | 20-30 min | 4-6 min | 75-80% |
OSSERVA – I tempi includono la fase di revisione finale, imprescindibile per qualsiasi documento.
7. Ottimizzare i prompt: l’arte di dialogare con l’AI
Per ottenere i migliori risultati, è utile seguire alcune linee guida:
- specificità dei dati: indicare chiaramente quali informazioni estrarre;
- struttura richiesta: delineare le sezioni necessarie nel documento finale;
- dettagli di formattazione: specificare elementi come carta intestata e stile;
- tono comunicativo: precisare il registro linguistico desiderato;
- output finale: richiedere sempre la generazione del file Word con “genera un file docx”.
8. Consigli operativi per l’implementazione
Per integrare efficacemente questi strumenti nel flusso di lavoro dello studio è consigliabile
- creare una libreria di prompt, organizzando un archivio di richieste predefinite per ogni tipologia di documento;
- standardizzare le procedure, definendo protocolli chiari per l’utilizzo dell’intelligenza artificiale;
- formare il personale, dedicando tempo all’addestramento del team;
- implementare controlli di qualità, definendo un sistema di revisione efficiente.
9. Limiti e considerazioni finali
Nonostante l’elevata accuratezza, l’Intelligenza Artificiale generativa non sostituisce la competenza professionale. È fondamentale mantenere un controllo umano, in particolare su:
- riferimenti normativi, verificando con attenzione l’aggiornamento delle norme citate;
- calcoli complessi, controllare sempre formule e risultati matematici;
- interpretazioni specifiche, valutando e validando l’applicazione di norme in casi particolari.
L’adozione dell’Intelligenza Artificiale generativa rappresenta una concreta opportunità di modernizzazione per gli studi professionali, con benefici tangibili in termini di efficienza operativa e qualità del servizio offerto ai clienti. L’approccio ottimale è quello di integrare l’AI in un flusso di lavoro che combini automazione e supervisione professionale. La tecnologia diventa così uno strumento potente per amplificare, non sostituire, la competenza del professionista.
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